عند وصول الطالب إلى بريطانيا يتوجب عليه مراجعة الدائرة الثقافية لغرض تسجيل المباشرة وفتح ملف دراسي له، ولغرض فتح ملف دراسي يزودنا الطالب بالمستمسكات التالية:

1)الأمر الوزاري الأصلي والذي يشير بالضم للزمالة الدراسية.

2)قرار الضم.

3)الامر الاداري او الجامعي الصادر من جهة انتساب الطالب.

4)كتاب الانفكاك من جهة انتساب الطالب.

5)عقد الزمالة الدراسية.

6)كتاب سمة الدخول.

7)كتاب الدعم المالي الصادر من دائرة البعثات.

8)كتاب الدعم المالي الصادر من الجهة المانحة للزمالة.

9)القبول الأكاديمي المقدم إلى  دائرة البعثات والذي على أساسه صدر الأمر الوزاري.

10)كتاب الجامعة حول المباشرة بالدراسة الاكاديمية.

11)جواز السفر الأصلي للطالب وعائلته إن وجدت، ليتم اخذ نسخ من الصفحة الاولى وصفحة الفيزا والصفحة التي تحمل ختم الدخول.

12)نسخ من شهادة الجنسية وهوية الاحوال المدنية.

13)صور شخصية عدد 2.

14)ملء استمارة المعلومات.

15)ملء تعهد المصاحبة الزوجية للمتزوج.

    وبعد فتح الملف الدراسي يتم إعداد:

1-      كتاب المباشرة بالملحقية معنون إلى دائرة البعثات.

2-      كتاب إلى الجهة المانحة للزمالة ليتم على أثرها احتساب مستحقات الطالب المالية.