استحداث آلية جديدة في عملية إجراءات تصديق الوثائق والشهادات

استحداث آلية جديدة في إجراءات تصديق الوثائق والشهادات

 

 اعتادت الملحقية الثقافية على استخدام آلية واحدة في عملية تصديق الوثائق والشهادات، وتكمن هذه الآلية في أجراء تصديق الوثائق عن طريق الحضور الشخصي فقط وعدم اعتماد اي آلية اخرى، وذلك بسبب زخم العمل وعدم وجود مايكفي من موظفين. أما ألان فقد تم البدء باستخدام آلية التصديق عن طريق المراسلة واعتمادها حسب رغبة صاحب الوثيقة أو الشهادة، لذا نود الإشارة إلى أن الملحقية الثقافية تعتمد الآن على طريقتين في اجراءات تصديق الوثائق والشهادات وهما كالتالي:

اولا: آلية تصديق الشهادات والوثائق الدراسية المقدمة من قبل صاحب العلاقة إلى الملحقية مباشرة عن طريق الحضور الشخصي، ويتضمن تصديقها الخطوات الآتية:

1.    فتح ملف للمعاملة، حيث يقوم صاحب العلاقة بملئ استمارة التصديق باللغة العربية، ورسالة التخويل باللغة الانكليزية مع تزويدنا بنسخ مصورة من الوثائق والشهادات المراد تصديقها، وكذلك دفع رسوم التصديق الغير قابلة للاسترداد (3 باوند عن كل وثيقة تحتاج الى تصديق).

2.   تقوم الملحقية بمخاطبة الجهة المانحة للوثيقة او الشهادة بكتاب رسمي سري للتاكد من صحة الصدور (وذلك حسب توجيهات وزارة التعليم العالي).

3.   عند استلام الملحقية جواب الجهة المانحة للوثيقة بشكل رسمي أيضا نقوم بإبلاغ صاحب العلاقة عن طريق عنوانه الالكتروني الشخصي والطلب منه مراجعة الملحقية مصطحبا معه الشهادات أو الوثائق الأصلية التي تم تزويدنا بنسخ منها، على أن تكون مصدقة من قبل وزارة الخارجية البريطانية (أو وزارة خارجية جمهورية ايرلندا للشهادات الصادرة من جمهورية ايرلندا) ويُزوّد صاحب العلاقة بنسخة من كتاب تأكيد صحة الصدور الصادر من الجهة المانحة للوثائق مختوما بختم الملحقية أيضا.

ثانيا: آلية التصديق الشهادات والوثائق الدراسية عن طريق المراسلة وتتضمن الخطوات التالية:

1)   ملئ استمارة التصديق باللغة العربية و رسالة التخويل باللغة الانكليزية الموجودة على الموقع الالكتروني بجميع المعلومات المطلوبة، يمكنكم الاطلاع على نموذج من استمارة تصديق ورسالة تخويل قد تم ملئمها لمعرفة كيفية ملء المعلومات.

2)   تطلب بعض الجامعات والجهات المانحة للشهادات رسوم خاصة لغرض تأكيد صحة صدور الشهادات الصادرة منها، وهذه الرسوم تختلف من جهة إلى أخرى، لذا يتوجب على صاحب العلاقة دفع تلك الرسوم إلى تلك الجهات مباشرة وإرسال نسخة من وصل الدفع ألينا.

3)   يتم دفع الرسوم المطلوبة وقدرها ثلاثة باوند غير قابلة للاسترداد، عن كل شهادة أو وثيقة يراد تصديقها، وتدفع بطريقة الصك ومعنون ألينا بأسم (Iraqi Embassy Of the Republic Of Iraq- Cultural Office)

4)   إرسال استمارة التصديق مع رسالة التخويل ونسخ مصورة عن جميع الوثائق أو الشهادات المراد تصديقها مع صك الرسوم المعنون ألينا عن طريق البريد المسجل وليس العادي تفاديا لفقدانها.

5)   بعد استلامنا للبريد سيتم أعلامكم بذلك عن طريق البريد الالكتروني الشخصي.

6)   يتم تدقيق جميع الوثائق المرسلة من قبلكم وان وجد نقص في تلك الأوراق سيتم الاتصال بكم عن طريق البريد الالكتروني الشخصي لغرض استكمال الوثائق والمعلومات المطلوبة.

7)   يتم اتخاذ جميع الإجراءات المطلوبة لغرض التصديق وهي مخاطبة الجهة المانحة للوثيقة وعند استلام الرد يتم أعلامكم فورا بذلك كي يتسنى لكم الحضور شخصيا أو حضور من ينوب عنكم لجلب الوثائق الأصلية لغرض تصديقها من قبلنا.

ملاحظات هامة:

1-   إذا كان يتعذر على صاحب الوثائق الحضور بسبب بعد المسافة أو لاي سبب اخر، يمكن إرسال ظرف مسجل مدفوع الثمن داخل الظرف الذي يتضمن الوثائق الأصلية المطلوب ختمها وتصديقها على أن يكون (Special Delivery) تفاديا لفقدانها، مكتوب عليه عنوان السكن الدائم، حيث يتم التصديق بعد أعلامكم باستلامنا صحة الصدور من الجهة المانحة للوثائق، ليتم أجراء اللازم أي ختمها وتصديقها وارفاق نسخة من جواب الجهة المانحة من قبلنا مختوما بختم الملحقية أيضا وأعادتها اليكم بالظرف البريدي الذي تم إرساله من قبلكم.

2-   يجب أن تكون الشهادة المراد تصديقها مختومة ومصدقة من محامي ووزارة الخارجية البريطانية أو وزارة خارجية جمهورية ايرلندا للشهادات الصادرة من جمهورية ايرلندا، حيث لا يمكننا تصديق او ختم أي شهادة خلافا لذلك (حسب تعليمات وزارة التعليم العالي).

3-   الملحقية الثقافية لا تتحمل مسؤولية فقدان الوثائق الأصلية عند ارسالها بالبريد ألينا او عند اعادتها اليكم.

4-   يجب التأكد من ملئ جميع المعلومات المطلوبة في استمارة التصديق، والتأكد أيضا من دفع مبلغ الرسوم المطلوبة كاملة وعن طريق الصك، التأكد أيضا من إرسال جميع الوثائق التي يراد تصديقها وخلافا لذلك سوف لا تكمل الملحقية إجراءات التصديق.

5-   لا يجوز إرسال مبلغ الرسوم نقدا في البريد بناءا على تعليمات مكتب البريد.

6-   يتم متابعة معاملة التصديق عن طريق البريد الالكتروني أدناه حصرا ولا يتم استقبال أي اتصال هاتفي

البريد الالكتروني الخاص بالتصديق وصحة الصدور( [email protected] هذا البريد محمى من المتطفلين. تحتاج إلى تشغيل الجافا سكريبت لمشاهدته. )

 

 

أ.د عبد الرزاق عبد الجليل العيسى

المستشار الثقافي / لندن