اعمام رقم ت ع 24 – طرق الاتصال بالملحقية

الطلبة الأعزاء

تحية طيبة

تستمر الملحقية بالتواصل مع الطلبة الأعزاء بكافة طرق الاتصال (الحضور الشخصي – البريد العادي – البريد الالكتروني – الهاتف الأرضي  – الهاتف النقال – الفاكس)

ومن خلال التجربة العملية وعلى مدى السنوات الماضية وجدنا أن أفضل وأكفأ وأنجع وأسرع وسيلة للتواصل بين الطالب والملحقية هي البريد الالكتروني، وعلى مختلف العناوين الالكترونية التي حددتها الملحقية والموجودة على موقع الملحقية، لأنه يتيح للموظف فِهم طلب الطالب أو استفساره بدقة مما يؤهله للإجابة الصحيحة والدقيقة عليه بعكس التواصل عن طريق الهاتف الذي يقطع عمل الموظف ويشتت تركيزه وجهده ووقته مما يؤدي إلى التأخر في التعامل وانجاز طلبات واستفسارات طلبة آخرين.

ولغرض إتاحة الفرصة للموظفين التركيز على أعمالهم لتقديم خدمة أفضل وأكثر لكم ولقطع الطريق أمام سوء الفهم الذي قد يحصل خلال المكالمات الهاتفية بين الطالب والموظف تقرر اعتماد البريد الالكتروني كوسيلة اتصال رئيسة وأولى مع الملحقية وحصر المكالمات الهاتفية مع الملحقية للقضايا الطارئة والمستعجلة التي لا تحتمل التأجيل فقط، مع تأكيدنا المطلق على عدم إهمال أي ايميل يصلنا منكم ووعدنا الأكيد بان يتم الإجابة عليها بأقصى سرعة ممكنة، مشيرين في الوقت نفسه إلى أن الموظف نفسه قد يبادر هو بالاتصال بالطالب هاتفيا إن تطلب الأمر حرصا منه على تقديم خدمة أفضل وأسرع. 

شاكرين تفهمكم وآملين تعاونكم، حرصا من الجميع على عدم هدر الوقت والجهد لإتاحة الفرصة للموظف لتقديم خدمة أفضل للطلبة كافة والحصول على جواب أسرع وأدق عن طلباتهم واستفساراتهم، مشيرين إلى ضرورة استعمال اللغة الفصحى دون العامية في المراسلات التحريرية.

مع التقدير

الملحقية الثقافية – لندن

2/7/2012