معلومات عامة حول تصديق الوثائق الدراسية وتأكيد صحة صدورها

استنادا لكتاب دائرة البعثات والعلاقات الثقافية المرقم 1241 في 16/1/2013، فقد حصلت الموافقة على مقترح الملحقية الثقافية العراقية في لندن المتضمن (الاكتفاء بختم الملحقية الثقافية العراقية في لندن على الشهادات والوثائق الدراسية الصادرة من بريطانيا او جمهورية ايرلندا والاستغناء عن ختم كل من المحامي والخارجية البريطانية والايرلندية والقنصلية العراقية، كون الملحقية الثقافية هي الجهة الوحيدة التي تقوم بالاتصال بالجهة المانحة والتاكد من صحة صدور الشهادات والوثائق الدراسية).

 

وجاء مقترح الملحقية الثقافية اعلاه للتخفيف عن كاهل صاحب الشهادة المراد تصديقها لناحية الجهد والوقت والمال حيث لم تعد هنالك حاجة لتصديقها من قبل المحامي ووزارة الخارجية والقنصلية العراقية لاعتمادها من قبل قسم تقييم الشهادات  في دائرة البعثات والعلاقات الثقافية، وانما يتم الاكتفاء فقط بختم ملحقيتنا الثقافية على الوثائق بعد التاكد من صحة صدورها وحسب السياق المعتمد.

  

 تقوم الملحقية الثقافية العراقية في بريطانيا بختم وتصديق الوثائق الدراسية الصادرة من الجامعات والمؤسسات العلمية البريطانية إضافة إلى دولة ايرلندا وتكون حصرا للجامعات المعترف بها من قبل وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ، ويتم الختم والتصديق على الوثائق الدراسية بعد تأكد الملحقية الثقافية من صحة صدورها من الجهة المانحة لها.

والوثائق الدراسية المطلوب تصديقها والتأكد من صحة صدورها على نوعين:

الأول:  الوثائق الدراسية المقدمة من قبل صاحب العلاقة إلى الملحقية مباشرة، ويكون تصديقها ضمن آليتين:

أ‌- آلية تصديق الوثائق الدراسية المقدمة من قبل صاحب العلاقة إلى الملحقية مباشرة عن طريق الحضور الشخصي، وتتضمن عملية التصديق الخطوات الآتية:

1- فتح ملف للمعاملة، حيث يقوم صاحب العلاقة بملئ استمارة معاملة التصديق باللغة العربية، ورسالة التخويل باللغة الانكليزية مع تزويد الملحقية بنسخ مصورة من الوثائق المراد تصديقها، وكذلك دفع رسوم التصديق، غير قابلة للاسترداد (15 باوند عن كل وثيقة تحتاج الى تصديق).

2- تقوم الملحقية بمخاطبة الجهة المانحة للوثيقة بالبريد الالكتروني (الايميل) .

3- عند استلام الملحقية جواب الجهة المانحة للوثيقة بشكل رسمي أيضا نقوم بإبلاغ صاحب العلاقة عن طريق عنوانه الالكتروني والطلب منه مراجعة الملحقية مصطحبا معه الوثائق الأصلية التي تم تزويدنا بنسخ منها مسبقا،  حيث يتم التصديق عليها.

4- يتم دفع الرسوم المطلوبة وغير قابلة للاسترداد نقدا وقدرها (15) باوند لكل نسخة من الوثيقة يراد تصديقها، ولا يقبل الدفع بطريق الصكوك أو بطريقة الـ (Postal Order).

ب‌- آلية تصديق الوثائق الدراسية المقدمة من قبل صاحب العلاقة الى الملحقية مباشرة عن طريق المراسلة، وتتضمن عملية التصديق الخطوات التالية:

1- ملء استمارة معاملة التصديق باللغة العربية ورسالة التخويل باللغة الانكليزية الموجودة على الموقع الالكتروني بجميع المعلومات المطلوبة، ويمكن الاطلاع على نموذج من استمارة معاملة التصديق ورسالة التخويل تم ملئهما بصورة افتراضية لمعرفة كيفية ملء المعلومات.

2- تطلب بعض الجامعات والجهات المانحة للوثائق رسوم خاصة لغرض تأكيد صحة صدور الوثائق الصادرة منها، وهذه الرسوم تختلف من جهة إلى أخرى، لذا يتوجب على صاحب العلاقة دفع تلك الرسوم إلى تلك الجهات مباشرة وليس الى الملحقية وإرسال نسخة من وصل الدفع إلى الملحقية.

             3- يتم دفع الرسوم المطلوبة وغير القابلة للاسترداد عن طريق التحويل البنكي لحساب

               الملحقية بمبلغ وقدره (15) باوند لكل نسخة مع الاشارة الى الاسم الكامل لصاحب الوثيقة

              المراد تصديقها في حقل (Reference)  ويرفق الايصال الالكتروني للتحويل مع الاستمارات

              ونسخ الوثائق اعلاه.

تفاصيل الحساب 

Barclays Bank

Account Name: EMBASSY OF THE REP

Account type: Business account

Sort Code: 20-00-00

Account Number: 73193969

SWIFTBIC: BARCGB22

IBAN: GB58 BARC 2000 0073 1939 69

 

4- ارسال إستمارة معاملة التصديق مع رسالة التخويل ونسخ مصورة عن جميع الوثائق المراد تصديقها مع وصل تأكيد الدفع الالكتروني للرسوم وذلك الى الملحقية عن طريق البريد المسجل وليس العادي تفاديا لفقدانها، كما يمكن ان يتم ذلك عن طريق البريد الالكتروني.

5- بعد استلام الملحقية للبريد المرسل من قبل صاحب العلاقة يتم إعلامكم بذلك عن طريق البريد الالكتروني الشخصي.

6- يتم تدقيق جميع الوثائق المرسلة من قبلكم وإن وجد نقص في تلك الأوراق سيتم الاتصال بكم عن طريق البريد الالكتروني الشخصي لغرض استكمال الوثائق والمعلومات المطلوبة.

7- يتم اتخاذ جميع الإجراءات المطلوبة لغرض التصديق وهي مخاطبة الجهة المانحة للوثيقة وعند استلام الرد يتم إعلامكم بذلك كي يتسنى لكم الحضور شخصيا أو حضور من ينوب عنكم لتقديم الوثائق الأصلية لغرض تصديقها من قبلنا.

ملاحظات مهمة:

1- إذا كان يتعذر على صاحب الوثائق الحضور بسبب بعد المسافة فيمكن إرسال ظرف مسجل مدفوع الثمن داخل الظرف الذي يتضمن الوثائق الأصلية المطلوب ختمها وتصديقها على أن يكون ذلك بنوع البريدالخاص(Special Delivery) تفاديا لفقدانها، مكتوب عليه عنوان السكن، حيث يتم التصديق عليها بعد إعلامكم باستلامنا تأكيد الجهة المانحة على صحة صدور الوثائق، ليتم ختمها وتصديقها وإرفاق نسخة من جواب الجهة المانحة مختوما بختم الملحقية أيضا وإعادتها إليكم بالظرف البريدي الذي تم إرساله من قبلكم.

2- لا تتحمل الملحقية الثقافية مسؤولية فقدان الوثائق الأصلية عند إرسالها بالبريد إلينا أو عند إعادتها إليكم.

3- يجب التأكد من ملء جميع المعلومات المطلوبة في استمارة التصديق، والتأكد أيضا من دفع مبلغ الرسوم المطلوبة كاملة وعن طريق التحويل الالكتروني وكذلك التأكد أيضا من إرسال جميع الوثائق التي يراد تصديقها وخلافا لذلك يتعذر على الملحقية إجراء التصديق.

4- لا يجوز إرسال مبلغ الرسوم نقدا في البريد، بناءا على تعليمات مكتب البريد.

5- يتم متابعة معاملة التصديق عن طريق البريد الالكتروني الخاص بالتصديق وصحة الصدور أدناه حصرا ولا يتم استقبال أي اتصال بهذا الخصوص [email protected]

الثاني: الوثائق الدراسية المرسلة من قبل دائرة البعثات في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي أو مديرية الشهادات في وزارة التربية، وتتضمن عملية تصديقها الخطوات الآتية:

1- يتم فتح ملف للمعاملة في الملحقية، حيث تقوم الملحقية بمخاطبة الجهة المانحة بكتاب رسمي للتأكد من صحة صدورها.

2- عند استلام الملحقية جواب الجهة المانحة بشكل رسمي أيضا يتم إعداد كتاب رسمي إلى دائرة البعثات جوابا على كتابهم ويرفق معه نسخة من كتاب الجهة المانحة.

تجدر الإشارة إلى أن الملحقية الثقافية تعد تقريراً وأرشيفاً شهرياً تدرج فيه تفاصيل كلّ الوثائق الدراسية التي تمّ انجازها خلال ذلك الشهر ويُرسل بكتاب رسمي إلى دائرة البعثات ووزارة التربية لغرض اعتماده والعودة إليه من قبلهم عند تقديم صاحب العلاقة طلبه إليهما لاحقا.

ملاحظة مهمة حول تصديق وثائق المدارس

–  بالنسبة للوثائق الدراسية التي تعود للطلبة الذي تقع أعمارهم ضمن التعليم الإلزامي (من عمر 5 سنوات الى عمر  14 سنة) يتم الختم والتصديق عليها من قبل الملحقية الثقافية عند تقديم الطلب مباشرة وفي اليوم نفسه.

–  بالنسبة للوثائق الدراسية التي تتضمن درجات مثل امتحان ( GCSE)  فيتوجب مخاطبة الجهات المانحة للوثائق قبل ختمها.

استمارة معاملة التصديق باللغة العربية

نموذج من استمارة معاملة التصديق باللغة العربية مملوء بالمعلومات الافتراضية. 

رسالة التخويل باللغة الانكليزية

نموذج من رسالة التخويل باللغة الانكليزية مملوء بالمعلومات الافتراضية . 

قائمة الجهات المانحة التي تطالب برسوم عن صحة صدور الوثائق .